Page 23 - TEME_MAGGIO-09_rev_TEME

e-governement zioni finanziate, l’EC.P. potrà inviare via lari investimenti economici e non dovrebbe e-mail la richiesta di predisposizione delle prevedere stravolgimenti di tipo orga- specifiche tecniche ai reparti/servizi indi- nizzativo. Una dematerializzazione effet- cando il numero di protocollo della comu- tiva è garanzia di una maggior efficacia nicazione, di richiesta iniziale, che potranno ed economicità per la conseguente dimi- cosi immediatamente visualizzare il proprio nuzione dell’utilizzo di carta, dei fax e documento iniziale ed allegando il previsto dei costi postali, nonché per l’aumento modulo restituirlo, via mail, compilato conseguente del rendimento in termini al mittente. di produttività lavorativa del personale. Prescindendo dall’ipotesi di svolgimento La gestione digitale dei dati/documenti di gare con asta on-line, in questa fase permette una loro piú facile reperibilità si può ipotizzare di mettere tutta la docu- e fruibilità. mentazione di gara sul sito aziendale Nella fase di programmazione/richieste scaricabile direttamente dalle ditte invi- dei materiali di consumo l’informatizzazione tate via posta elettronica certificata. genera una maggiore responsabilizza- Le offerte pervenute, potranno essere zione dei richiedenti, che sono chiamati così condivise subito ed in modo facil- a valutare l’effettivo fabbisogno con mente fruibile da tutti i soggetti coin- conseguente, presumibile, limitazione volti nella valutazione e dotati degli degli sprechi. La certezza nell’individua- adeguati strumenti informatici, evitando zione del prodotto da chiedere facilita copie cartacee multiple, voluminose e inoltre la fase di comparazione dei dati dispendiose. di consumo storici per centro di costo e Per ultimo, anche la fase della contrat- di valutazione complessiva dei budget. tazione sarà gestita in massima traspa- Analogamente, la riduzione del fattore renza tramite un foglio excel visibile a tempo permette alle aziende una maggiore tutti, comunque con firma e stampa del efficienza nell’erogazione di servizi ma verbale di aggiudicazione. anche della gestione delle informazioni, Il lavoro originario aveva preso in esame favorendo dialogo e tempestiva collabo- anche la possibile dematerializzazione razione tra settori. della fase post-aggiudicazione fino al Inevitabilmente gli indubbi vantaggi pagamento fattura, che qui comunque descritti non debbono scontrarsi con le non esporremo. I flussi to be descritti rigidità al cambiamento abbastanza sono ovviamente solo delle ipotesi di rior- frequenti in questo tipo di organizzazioni. ganizzazione dei processi da testare e Fattore determinante è la condivisione sottoporre a modifiche post-processo. Di della trasformazione informatica in atto fatto, dall’analisi dei processi descritti da parte di tutti i soggetti coinvolti. emerge la necessità di implementare nelle Si dovranno prevedere percorsi forma- realtà aziendali nuovi strumenti infor- tivi attenti alle dinamiche intersettoriali matici “semplici” e talvolta già in uso e non solo monosettoriali, sia sotto l’aspetto modificandone e razionalizzandone l’utilizzo tecnico, sia dal punto di vista culturale (e-mail, download da siti aziendali, posta per esplicare al meglio le opportunità di elettronica certificata, firma digitale, miglioramento e non degenerare in mecca- ecc.). L’implementazione di questi stru- nismi che rendono ulteriormente farra- menti non dovrebbe richiedere partico- ginosa l’attività lavorativa. TEME 5.09 23